PERAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI - SOFTSKILL TEORI ORGANISASI UMUM 2

“PERAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI”

Sebelum lebih jauh membahas peranan komunikasi dalam organisasi, kita perlu memahami dahulu pengertian dari komunikasi dan organisasi, berikut adalah penjelasannya :

A.   Pengertian Komunikasi :

1.    Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia :  

Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami; hubungan; kontak; perhubungan.

2.    Menurut Wikipedia :

Suatu proses di mana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi dan masyarakat menciptakan dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain. Suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain

3.    Menurut Onong Cahyana Effendi :

Proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu, mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik secara lisan (langsung) ataupun tidak langsung.

4.    Menurut Harold Laswell :

Gambaran mengenai siapa, mengatakan apa, melalui media apa, kepada siapa dan apa efeknya.

5.    Menurut Raymond Ross :

Proses menyortir, memilih, dan pengiriman simbol-simbol sedemikian rupa agar membantu pendengar membangkitkan respons atau makna dari pemikiran yang serupa dengan yang dimaksudkan oleh komunikator.

6.    Menurut Everett M. Rogers :

Proses suatu ide dialihkan dari satu sumber kepada satu atau banyak penerima dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka.

7.    Menurut Carl I. Hovland :

Proses yang memungkinkan seseorang menyampaikan rangsangan (biasanya dengan menggunakan lambang verbal) untuk mengubah perilaku orang lain.

8.    Menurut Theodore M. Newcomb :

Transmisi informasi yang terdiri dari rangsangan diskriminatif dari sumber kepada penerima.

9.    Menurut Bernard Barelson & Garry A. Steiner :

Proses transmisi informasi, gagasan, emosi, keterampilan dan sebagainya dengan menggunakan simbol-simbol, kata-kata, gambar, grafis, angka, dsb.

B.    Pengertian Organisasi :

1.    Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia :

Kesatuan yang terdiri atas bagian-bagian dalam perkumpulan untuk tujuan tertentu;

kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.

2.    Menurut Wikipedia :

Suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama.

3.    Menurut Prof. Dr. Sondang P. Siagian :

Setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara

formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat seseorang atau beberapa orang yang disebut atasan dan seorang atau sekelompok orang yang disebut dengan bawahan.

4.    Menurut Drs. Malayu S.P. Hasibuan :

Suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja.

5.    Menurut Prof. Dr. Mr. Pradjudi Armosudiro :

Struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerja sama untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu

6.    Menurut Stoner :

Suatu pola hubungan tertentu antara orang-orang dibawah pengarahan atasan (pimpinan) untuk mengejar tujuan bersama.

7.    Menurut James D. Mooney :

Suatu sistem aktifitas orang-orang yang terdiri dari dua orang atau lebih yang bekerjasama.

8.    Menurut Stephen P. Robbins :

Suatu kesatuan sosial yang secara sadar dikoordinasi dengan suatu batasan yang telah ditentukan yang bekerjasama secara terus menerus untuk mencapai satu atau sekelompok tujuan bersama.

9.    Menurut Ernest Dale :

Suatu proses perencanaan yang meliputi penyusunan, pengembangan, dan pemeliharaan suatu  struktur atau pola hubunngan kerja dari orang-orang dalam suatu kerja kelompok.

10.  Menurut Cyril Soffer :

Perserikatan orang-orang yang masing-masing diberi peran tertentu dalam suatu sistem kerja dan pembagian dalam mana pekerjaan itu diperinci menjadi tugas-tugas, dibagikan kemudian digabung lagi dalam beberapa bentuk hasil.

               Dari beberapa pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa suatu organisasi di dalamnya pasti terdapat sumber daya manusia (SDM) yang notabenenya manusia tersebut adalah mahkluk individu sekaligus juga makhluk sosial. Kemudian suatu organisasi membutuhkan yang namanya sistem atau manajemen sebagai acuan kerjanya untuk mencapai tujuan yang diharapkan.

Sehingga sebagai makhluk sosial sudah pasti memerlukan yang namanya komunikasi dengan makhluk sosial lainnya, sebab komunikasi akan terjalin jika terdiri sekurang-kurangnya dua individu. Dalam kaitannya dengan sistem dalam suatu organisasi, komunikasi sangat dibutuhkan bahkan bisa dikatakan sangat vital kehadirannya karena sistem akan berjalan dengan baik dan lancar sehingga dapat diterapkan kepada semua anggota suatu organisasi mulai dari yang paling bawah sampai yang paling atas. Suatu organisasi yang terbentuk tanpa adanya komunikasi yang baik dan lancar merupakan organisasi yang tidak akan berjalan secara teratur sesuai sistem yang ada, organisasi tersebut juga tidak akan berkembang bahkan bisa saja organisasi tersebut akan mati.

               Sebagai contohnya, dalam suatu perusahaan para karyawannya tidak akan tahu apa yang akan dikakukannya dan apa yang dikerjakan rekannya. Pemimpin tidak bisa memberikan instruksi dan menerima masukan dari bawahannya. Koordinasi tidak berjalan, kerja sama tidak terjadi, masing-masing orang tidak dapat mengekspresikan perasaannya, kebutuhannya, masalah yang dihadapinya dalam pekerjaan kepada rekannya, timnya, suvervisornya atau kepada pimpinannya. Komunikasi merupakan aktivitas yang menghubungkan antar manusia dan antar kelompok dalam sebuah organisasi. Jika jenis dan pembagian pekerjaan demikian banyak, beragam, dan berbeda-beda, maka dibutuhkan suatu jembatan penghubung. Jembatan penghubung yang dimaksud di sini adalah komunikasi.

               Sebabnya komunikasi itu penting dalam suatu organisasi :

1.    Menghasilkan pemahaman yang sama antara pengirim informasi dengan penerima 
informasi pada semua tingkatan dalam organisasi.

2.    Membangun iklim organisasi yang pada akhirnya dapat mempengaruhi efisiensi dan 
produktifitas organisasi.

3.    Membangkitkan kinerja orang yang terlibat di dalam organisasi tersebut yang pada 
akhirnya dapat mempengaruhi efektifitas organisasi.

Sehingga muncul suatu istilah, yaitu : “Tujuan suatu organisasi tidak mungkin tercapai tanpa adanya suatu sistem atau manajemen di dalamnya, bahkan sebaliknya suatu sistem atau manajemen tidak mungkin ada tanpa organisasi”. Korelasinya antara komunikasi dan organisasi ada pada peninjauannya yang terfokus kepada SDM yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi

Komponen yang dibutuhkan agar komunikasi dapat terjalin :

1.    Pengirim atau komunikator (sender) :

Pihak yang mengirimkan pesan kepada komunikan.

2.    Pesan (message) :

Informasi atau maksud yang akan disampaikan oleh komunikator kepada komunikan.

3.    Saluran (channel) :

Media yang dipakai di mana pesan disampaikan kepada komunikan.

4.    Penerima atau komunikan (receiver) :

Pihak yang menerima pesan dari komunikator.

5.    Umpan balik (feedback) :

Tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya.

6.    Aturan (protokol) :

Kesepakatan para pelaku komunikasi tentang bagaimana komunikasi itu akan dijalankan.

Faktor yang mempengaruhi dalam suatu komunikasi :

1.    Bahasa dan tulisan :

Bahasa akan sangat berpengaruh jika berkomunikasi lisan atau verbal sedangkan tulisan berpengaruh jika berkomunikasi tertulis atau non-verbal dengan orang yang berbeda daerah, baik lokal secara suku maupun internasional secara kewarganegaraan. Cara pengucapan, bentuk huruf dan tanda baca yang berbeda dapat menimbulkan arti yang berbeda pula.

2.    Latar belakang budaya :

Kesan suatu pesan akan terbentuk dari pola pikir seseorang melalui kebiasaannya, sehingga semakin sama latar belakang budaya antara komunikator dengan komunikan maka komunikasi semakin efektif.

3.    Ikatan kelompok atau group :

Nilai-nilai yang dianut oleh suatu kelompok sangat mempengaruhi cara mengamati pesan.

4.    Harapan :

Harapan mempengaruhi penerimaan pesan sehingga dapat menerima pesan sesuai dengan yang diharapkan.

5.    Pendidikan :

Semakin tinggi pendidikan akan semakin kompleks sudut pandang dalam menyikapi isi pesan yang disampaikan.

6.    Situasi :

Perilaku manusia dipengaruhi oleh lingkungan/situasi.

               Fungsi komunikasi dalam organisasi menurut para ahli, antara lain :

1.    Menurut Sendjaja :

a.    Fungsi Informatif :

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan lebih tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti.

b.    Fungsi Regulatif :

Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu:

ü Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki organisasi juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.

ü Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

c.    Fungsi Regulatif :

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

d.   Fungsi Integratif :

Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu :

ü Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi.

ü Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata.

2.    Menurut Scott dan T.R. Mitchell :

a.    Kendali, kontrol, pengawasan.

b.    Motivasi.

c.    Pengungkapan emosional.

d.   Informasi.

3.    Menurut Thayer :

a.    Memberi informasi.

b.    Membujuk.

c.    Memerintah.

d.   Memberi instruksi.

e.    Mengintegrasikan organisasi.

Proses komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi :

A.  Komunikasi Internal :

Proses komunikasi di antara para pengurus dan anggota dalam ruang lingkup suatu organisasi, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal, sehingga kerja organisasi dapat berjalan. Komunikasi internal terdiri atas empat bagian, yaitu :

1.    Downward Communication (komunikasi dari atas ke bawah) :

Komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajer atau supervisor mengirimkan pesan kepada bawahannya.

Fungsi komunikasi dari atas ke bawah antara lain :

a.    Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja.

b.    Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan.

c.    Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku.

d.   Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

Metode komunikasi dari atas ke bawah antara lain :

a.    Metode tulisan.

b.    Metode lisan.

c.    Metode tulisan diikuti lisan.

d.   Metode lisan diikuti tulisan.

2.    Upward Communication (komunikasi dari bawah ke atas) :

Komunikasi yang terjadi ketika bawahan mengirim pesan kepada atasannya.

Fungsi komunikasi dari bawah ke atas antara lain :

a.    Penyampaian informai tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan.

b.  Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan.

c.    Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan.

d.   Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah. Alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat sulit dan rumit :

a.    Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka.

b.    Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai.

c.    Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai.

d.   Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang 
disampaikan pegawai.

3.    Horizontal Communication (komunikasi sesama) :

Komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara.

Fungsi komunikasi sesama antara lain :

a.    Memperbaiki koordinasi tugas.

b.    Upaya pemecahan masalah.

c.    Saling berbagi informasi.

d.   Upaya pemecahan konflik.

e.    Membina hubungan dan mempererat kekeluargaan melalui kegiatan bersama.

4.    Interline Communication (komunikasi lintas saluran) :

Komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab

mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Kondisi yang harus dipenuhi dalam komunikasi lintas-saluran :

a.    Setiap pegawai yang ingin berkomunikasi melintas saluran harus meminta izin terlebih dahulu dari atasannya langsung.

b. Setiap pegawai yang terlibat dalam komunikasi lintas-saluran harus memberitahukan hasil komunikasinya kepada atasannya.

B.  Komunikasi Eksternal :

Proses komunikasi di antara para pengurus dan anggota suatu organisasi dengan orang atau masyarakat umum.

1.    Komunikasi dari organisasi kepada masyarakat.

Contohnya : konferensi pers, iklan, brosur

2.    Komunikasi dari masyarakat kepada organisasi.

Contohnya : menerima saran kritik, hotline customer service 24 jam

Dalam berkomunikasi diperlukan adanya gaya komunikasi yaitu antara lain :

1.    Controlling Style (gaya komunikasi mengendalikan) :

Dalam gaya komunikasi ini ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikasi satu arah atau one-way communications. Pihak - pihak yang memakai gaya komunikasi ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk berbagi pesan maupun pada umpan balik, kecuali jika umpan balik tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya. Pesan-pesan yag berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha ‘menjual’ gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada usaha menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. Gaya komunikasi ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Sehingga tidak jarang gaya komunikasi ini bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif pula.

2.    Equalitarian Style (gaya komunikasi kesamaan) :

Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama. Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan, ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way communication). Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja. Gaya komunikasi ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindakan berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.

3.    Structuring Style (gaya komunikasi berstruktur) :

Dalam gaya komunikasi ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk memengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut. Menurut Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio State University, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama Struktur Inisiasi atau Initiating Structure. Stogdill dan Coons menjelaskan mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.

4.    Dynamic Style (gaya komunikasi dinamis) :

Dalam gaya komunikasi ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). Gaya komunikasi ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen). Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah mestimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah yang kritis tersebut.

5.    Relinquishing Style (gaya komunikasi menerima)

Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain. Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesan atau sender sedang bekerja sama dengan orang-orang yang berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas semua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.

6.    Withdrawal Style (gaya komunikasi penarikan)

Akibat yang muncul jika gaya komunikasi ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.

Yonatan Pandu Kristanto - 2KA30 - 17111565